Biroul se muta, compania trebuie sa continue. Cum se organizeaza o relocare fara sa blocheze activitatea
Un birou nu poate fi mutat exact ca o locuinta. Intr-un apartament, activitatea poate fi oprita complet pentru o zi sau un weekend. Intr-o companie, oamenii au clienti de sunat, proiecte de terminat, documente de trimis si intalniri programate chiar si in ziua in care mobilierul incepe sa dispara din camere.
De aici apare una dintre cele mai dificile parti ale unei relocari: sediul trebuie mutat fara ca firma sa simta ca s-a oprit.
Nu inseamna neaparat ca totul trebuie facut intr-o singura noapte. Dimpotriva, pentru multe companii este mai eficient ca relocarea sa fie impartita in etape, astfel incat o parte din activitate sa continue in vechiul sediu in timp ce noul spatiu este pregatit.
Diferenta dintre o mutare obisnuita si una de companie se vede tocmai aici. Nu este suficient ca obiectele sa ajunga din punctul A in punctul B. Ele trebuie sa ajunga la momentul potrivit, in locul potrivit si fara sa incurce activitatea oamenilor care lucreaza cu ele.
Relocarea incepe cu mult inainte de prima cutie
Unul dintre motivele pentru care mutarea unui sediu poate deveni haotica este inceperea pregatirilor prea tarziu.
Intr-o companie exista mult mai multe lucruri de stabilit decat pare la prima vedere: ce se muta, ce se arunca, ce se depoziteaza, ce echipamente sunt sensibile, cine se ocupa de documente, ce departamente pleaca primele si cand poate fi folosit noul spatiu.
Inainte de a chema o echipa de transport, este util sa existe o imagine clara asupra operatiunii.
Aici poate fi de folos si o evaluare a spatiului. O firma care ofera servicii de mutari mobila si relocari poate identifica din timp volumul de mobilier, numarul de posturi de lucru, accesul in cladire, dimensiunile lifturilor si eventualele dificultati de manipulare.
Nu este o etapa spectaculoasa, dar poate elimina multe dintre surprizele care apar in ziua mutarii.
Ce ramane in sediul vechi si ce pleaca?
Prima decizie nu ar trebui sa fie despre transport, ci despre continut.
Dupa cativa ani in acelasi sediu, compania poate avea mobilier care nu mai este folosit, echipamente inlocuite, arhive vechi, materiale promotionale si obiecte care au ramas in depozite fara o destinatie clara.
Daca toate sunt puse pe lista de transport, volumul creste inutil.
O selectie facuta inainte poate separa lucrurile in cateva categorii simple:
- mobilier si echipamente care vor fi folosite in noul sediu;
- documente si obiecte care trebuie pastrate, dar nu neaparat la indemana;
- lucruri care pot fi donate, vandute sau reciclate;
- mobilier si obiecte care trebuie eliminate.
Este mult mai usor sa organizezi o relocare cand stii ce trebuie transportat efectiv.
Activitatea nu trebuie oprita in acelasi timp pentru toata lumea
Un departament poate fi mutat in timp ce altul continua sa lucreze.
De exemplu, echipa administrativa poate fi relocata intr-o zi, iar departamentul de vanzari in alta. Unele posturi pot fi pregatite in noul sediu inainte ca angajatii sa ajunga acolo, iar echipamentele care nu sunt esentiale pentru activitatea zilnica pot fi mutate primele.
Aceasta abordare permite companiei sa isi pastreze o parte din capacitatea de lucru pe durata relocarii.
In functie de dimensiunea firmei, planul poate fi construit pe departamente, etaje sau zone. Important este ca fiecare etapa sa aiba un termen clar si un responsabil.
O relocare buna nu incearca sa mute totul in acelasi timp. Incearca sa mute lucrurile in ordinea in care compania isi poate permite sa ramana fara ele.
Echipamentele IT trebuie tratate diferit de mobilier
Un birou poate fi demontat. Un monitor poate fi impachetat. Dar o infrastructura IT poate avea implicatii mult mai mari.
Calculatoarele, serverele, echipamentele de retea, imprimantele si alte dispozitive trebuie deconectate si pregatite astfel incat sa poata fi reinstalate rapid.
De aceea, partea IT ar trebui sincronizata cu restul relocarii.
Daca mobilierul ajunge primul, dar echipamentele nu pot fi instalate, angajatii nu isi pot relua activitatea. Daca echipamentele ajung prea devreme, dar spatiul nu este pregatit, exista un alt risc: ele vor trebui mutate din nou pentru a permite montarea mobilierului.
Ordinea poate parea un detaliu, dar la un sediu cu zeci de posturi de lucru devine o chestiune importanta.
Documentele sunt o problema separata
Arhiva unei companii poate reprezenta sute de dosare si documente care nu pot fi pur si simplu puse in cutii fara o evidenta.
Documentele trebuie grupate si etichetate astfel incat sa poata fi gasite dupa mutare. Daca fiecare departament isi are propria arhiva, cutiile pot fi marcate corespunzator pentru a evita amestecarea lor.
In cazul documentelor confidentiale, accesul trebuie limitat si transportul trebuie organizat corespunzator.
Aceasta este una dintre situatiile in care o cutie care pare banala din exterior poate avea o importanta mult mai mare decat un corp de mobilier.
Noul sediu trebuie pregatit inainte sa inceapa transportul masiv
Unul dintre cele mai neplacute scenarii este ca mobilierul sa ajunga intr-un spatiu care nu este gata sa il primeasca.
Daca lucrarile sunt inca in desfasurare, accesul poate fi limitat. Daca pardoseala nu este finalizata, mobilierul nu poate fi montat. Daca instalatiile electrice sau reteaua nu sunt pregatite, posturile de lucru nu pot fi utilizate.
Ideal este ca noul sediu sa fie verificat inainte de inceperea transportului.
Trebuie stiut unde ajunge fiecare zona si cum va fi introdus mobilierul. In cladirile de birouri pot exista si reguli privind orele de acces, lifturile, parcarile sau folosirea anumitor zone comune.
Cu cat aceste lucruri sunt clarificate mai devreme, cu atat ziua mutarii are mai putine necunoscute.
Weekendul nu rezolva singur problema
Weekendul este deseori preferat pentru relocari tocmai pentru ca activitatea companiei este redusa sau oprita.
Dar doua zile nu sunt suficiente daca operatiunea nu a fost pregatita.
Mobilierul trebuie demontat, cutiile trebuie pregatite, echipamentele trebuie inventariate, transportul trebuie organizat, iar la destinatie totul trebuie pus la loc.
Daca toate acestea incep sambata dimineata, exista putine sanse ca luni dimineata fiecare angajat sa gaseasca exact ceea ce ii trebuie.
De aceea, o parte importanta din munca se face in zilele sau saptamanile anterioare.
Cum se desfasoara o mutare de birou, de la primul inventar pana la reluarea activitatii
Cand toate etapele sunt privite separat, o relocare de sediu devine mai usor de inteles. Nu este un singur transport, ci o succesiune de operatiuni care trebuie sa se lege intre ele.
In linii mari, cum se desfasoara o mutare poate fi rezumat prin cateva etape:
- Evaluarea sediului – se stabileste volumul mobilierului, al echipamentelor si al obiectelor care trebuie transportate.
- Selectia – se decide ce pleaca la noua adresa si ce nu mai este necesar.
- Planificarea – se stabileste ordinea departamentelor si perioada in care se face relocarea.
- Pregatirea – mobilierul este golit si pregatit pentru demontare, iar obiectele sunt ambalate si etichetate.
- Demontarea si manipularea – piesele voluminoase sunt pregatite pentru transport.
- Transportul – bunurile sunt mutate conform planului stabilit.
- Descarcarea si montarea – mobilierul este asezat in zonele stabilite, iar echipamentele pot fi reinstalate.
- Reluarea activitatii – angajatii primesc acces la posturile lor de lucru si compania revine treptat la ritmul normal.
Etapele pot fi comprimate sau impartite pe mai multe zile, in functie de dimensiunea companiei.
O relocare reusita se vede atunci cand aproape nu se observa
Paradoxal, cea mai buna mutare de sediu poate fi cea despre care clientii companiei nici nu afla.
Daca telefoanele continua sa fie preluate, angajatii isi pot accesa documentele, intalnirile se desfasoara normal si activitatea este reluata rapid in noul spatiu, relocarea si-a atins scopul.
Pentru asta, insa, munca nu se rezuma la transport.
Conteaza ce este mutat, cand este mutat, cine coordoneaza fiecare etapa si cum se leaga operatiunile intre ele. O companie nu isi permite sa descopere in dimineata mutarii ca un birou nu incape pe usa sau ca jumatate dintre calculatoare nu au unde sa fie conectate.
Un sediu nou poate arata impecabil, dar adevarata provocare este tranzitia dintre cele doua spatii. Cu o planificare facuta din timp si cu operatiunile impartite logic, compania poate trece prin aceasta perioada fara sa transforme relocarea intr-o pauza fortata de la activitate.
(articol de la partener)
